Modello campione Termini e condizioni

Se gestite un'attività che ha un sito web, è consigliabile stilare dei Termini e condizioni (T&C) e pubblicarli online.

I Termini e condizioni delineano appunto i termini a cui dovranno acconsentire i visitatori se desiderano interagire con il sito. Sostanzialmente, se il visitatore continua a utilizzare il sito dopo aver accettato i Termini, stipula un contratto con l'altra parte.

A differenza dell'Informativa sulla privacy, non sono obbligatori per legge. Tuttavia, sono tanti i motivi per cui è importante averli e pubblicarli sul sito web. In questo articolo discuteremo tali motivi e mostreremo alcune delle clausole più importanti da prendere in considerazione.

Va sottolineato che, talvolta, ci si riferisce ai Termini e condizioni con altre denominazioni, come Termini di utilizzo, Condizioni d'uso o Termini di servizio. Il loro uso è intercambiabile e si riferiscono tutti allo stesso tipo di accordo.

I Termini e condizioni si propongono di evitare malintesi tra il titolare dell'azienda (voi) e il consumatore. Questo accordo aiuta a:

• Tutelare la proprietà intellettuale
• Evitare abusi del sito web
• Definire i limiti degli obblighi dell'azienda nei confronti del consumatore

Sostanzialmente, i T&C permettono di gestire l'attività più efficacemente e con maggiore serenità.

Questo accordo forma la base di un rapporto giuridico vincolante. Comunica a chiunque navighi sul sito, sia esso un visitatore occasionale o un cliente effettivo, le responsabilità e i diritti legali che lo riguardano.

Inoltre, concede al titolare dell'attività e al fornitore di servizi il controllo su certe azioni non desiderate che il consumatore potrebbe effettuare. Esploriamo le ragioni specifiche per cui si dovrebbero sempre includere i Termini e condizioni sul sito web.

Benefici dei Termini e condizioni

Ci teniamo a sottolinearlo ancora una volta: i T&C non sono obbligatori, ma è consigliabile considerarli come tali. Ecco perché.

• Potete decidere quali leggi di quale Paese disciplineranno l'accordo, un'operazione nota anche come 'scelta della giurisdizione'. Solitamente, si sceglie il Paese in cui ha sede il sito o l'azienda.
• Siete autorizzati a eliminare o cancellare account abusivi. Immaginiamo che gestiate una piattaforma social in cui spiegate agli utenti che chiunque pubblichi contenuti provocatori, abusivi o espliciti sarà bloccato e non potrà usufruire del servizio. Se qualcuno poi pubblica contenuti abusivi, potete bloccare tranquillamente il loro account, in quanto consentito dai vostri Termini e condizioni.
• Potete limitare le vostre responsabilità, includendo liberatorie che dichiarano che non siete responsabili di contenuti di terzi e non li avallate. Potete anche affermare che non vi assumete alcuna responsabilità per eventuali errori ortografici o di stampa o per contenuti caricati da alcuni utenti che altri potrebbero considerare offensivi.
• Potete gestire le aspettative di un utente relative al vostro sito o piattaforma. Termini ben chiari comunicano esattamente agli utenti cosa possono e non possono aspettarsi.
• Avete la possibilità di definire le vostre regole per il sito e di specificare le conseguenze per la loro violazione (entro limiti legali). Non è possibile astenersi da certe regole, come la legge per negligenza.
• È fondamentale proteggere i diritti di proprietà intellettuale. La definizione di tali diritti nei Termini e condizioni permette di adottare provvedimenti contro gli utenti che li violano. Dovrebbe essere chiaro che il logo, il marchio e i contenuti sono di vostra proprietà.

Redazione di Termini e condizioni

Durante la redazione di Termini e condizioni, è importante che vengano incluse certe clausole. Esaminiamole singolarmente, valutando come aggiungerle.

Clausole introduttive

All'inizio dell'accordo, vale la pena definire una o più clausole spiegando di cosa si tratta, a chi si rivolge e quando avranno validità i termini.

Instagram dichiara che i termini diventano applicabili quando l'utente crea un account sulla piattaforma o fa uso dell'app, indicando chiaramente che costituiscono un accordo tra Instagram e l'utente:

Definire l'utenza in termini chiari è un punto importante, dal momento che l'accordo è giuridicamente vincolante.

YouTube, ad esempio, rende chiaro che:

• Gli utenti devono accettare i termini prima di poter usufruire del servizio
• Presuppone che l'uso del servizio costituisca un'accettazione dei termini
• Ad alcuni soggetti è vietato stipulare il contratto per legge

Questa clausola è esposta all'inizio dell'accordo nell'ambito delle clausole introduttive.

Utenti della piattaforma

Benché sia illegale discriminare contro le persone sulle base di caratteristiche protette, come genere, orientamento sessuale o etnicità, è perfettamente ragionevole imporre certe restrizioni sulle categorie di persone che possono usufruire del sito o dell'app.

Instagram, ad esempio, proibisce ai bambini di età inferiore ai 13 anni di creare un account. Blocca, inoltre, i rei di crimini a sfondo sessuale.

Va sottolineato anche che vieta agli utenti di poter riutilizzare il sito se il loro profilo è stato eliminato o bloccato. La clausola è semplice, ma altamente efficace.

Opportunamente, Instagram spiega il perché di queste restrizioni, ovvero per ottemperare alla legge e promuovere una piattaforma sicura e inclusiva. Consigliamo di includere motivazioni simili nelle vostre clausole.

Clausola sui comportamenti inaccettabili

Questa clausola descrive i comportamenti ritenuti inaccettabili sul sito web. Dà l'opportunità di definire le regole che gli utenti dovranno rispettare e le relative conseguenze in caso di infrazione.

Si consiglia di aggiungere esempi specifici dei comportamenti non conformi.

I Termini di servizio di Oath delineano i comportamenti giudicati inaccettabili. Fanno uso di un linguaggio generale come "Rendere disponibile qualsiasi contenuto...che sia in altro modo reprensibile" per evitare di porre un limite sulle violazioni come, ad esempio, contenuti volgari o sessualmente espliciti:

È estremamente importante ricorrere a un linguaggio più ampio che permetta di prendere provvedimenti su un account senza preoccuparsi delle ripercussioni.

Clausola di recesso

Oltre a elencare i comportamenti non accettabili, è opportuno specificare come si agirà se l'utente viola il contratto.

Ancora una volta, YouTube adotta una soluzione efficace.

La clausola sottostante spiega che YouTube potrebbe eliminare o meno contenuti che contravvengono alle sue regole e che potrebbe bloccare o meno il trasgressore.

In tal modo, YouTube ha la possibilità di intervenire immediatamente e chiudere l'account senza dare al trasgressore l'opportunità di reagire. Come potete notare, una clausola formulata in modo ampio come questa vi pone in una posizione di vantaggio rispetto all'utente e, pertanto, consigliamo di aggiungere un testo analogo nei vostri Termini e condizioni.

Clausola sulla giurisdizione

È opportuno indicare la legislazione nazionale che regolamenterà l'accordo tra voi e l'utente. Questa è una clausola utile in quanto vi consente di scegliere i tribunali e le leggi della località in cui è ubicata l'azienda.

Reddit, ad esempio, spiega che tutti gli utenti che utilizzano il sito acconsentono a sottoporsi alla giurisdizione delle leggi della California:

La scelta della giurisdizione nei Termini e condizioni indica chiaramente quali tribunali saranno responsabili della gestione di gravi dispute che potrebbero insorgere tra le parti. È importante che utente e titolare aziendale siano consapevoli del foro in cui hanno diritto a intentare azioni.

Clausola sulla limitazione di responsabilità

Questa clausola consente di mitigare legalmente la responsabilità in caso di problemi sul sito web.

Facebook, ad esempio, spiega che eserciterà tutta la ragionevole abilità e cura per garantire i servizi all'utente.

Clausola sulla proprietà intellettuale

È opportuno sottolineare che ritenete tutti i diritti d'autore sui marchi, loghi e altre caratteristiche significative, come i nomi di dominio.

Nell'esempio sottostante, Twitter spiega che benché gli utenti abbiano il pieno diritto di usare la piattaforma, non sono autorizzati ad appropriarsi di marchi o brand univoci. Chiarisce, inoltre, che non è tenuta a dare credito all'utente se la piattaforma agisce sul feedback e i suggerimenti da lui forniti.

Clausola sull'esclusione di garanzia

Consigliamo di specificare che non siete finanziariamente responsabili per certe perdite subite dall'utente durante l'uso della piattaforma/servizio o dei prodotti se gestite un negozio ecommerce.

La formulazione precisa della clausola sull'esclusione di garanzia varierà a seconda del settore in cui operate e dei termini che si vogliono aggiungere, ma spesso il linguaggio è molto simile tra loro. Solitamente, si avranno abituali dichiarazioni del tipo "così com'è".

Snap fa uso di un linguaggio e di un testo in maiuscole abbastanza comuni in clausole del genere:

Clausola sui dati di contatto

Questa clausola è piuttosto semplice e lineare. Richiede che si indichi il titolare e il responsabile dell'aggiornamento del sito web (di solito, la vostra azienda), unitamente alle modalità di contatto.

Snap include persino un link a un modulo di contatto online per consentire agli utenti di contattarla con facilità:

Clausola sui dati di pagamento

Se gestite un business che prevede l'iscrizione degli utenti a un servizio a pagamento, come Netflix, è necessario delineare le modalità di pagamento.

Netflix definisce i termini di iscrizione alla sua piattaforma e la data di riscossione del pagamento. Chiarisce, inoltre, che per usufruire del servizio, gli utenti devono fornire validi dettagli di pagamento, che dovranno essere mantenuti sempre aggiornati.

Se offrite un servizio in abbonamento, vale la pena leggere i Termini di servizio di Netflix per prendere spunto dalle clausole usate, specialmente perché alcune parlano di prove gratuite, cicli di pagamento e opzioni di cancellazione.

Clausola sui contenuti di terze parti

Non dovreste essere ritenuti responsabili dei contenuti proposti da terzi sul vostro sito, come link che portano altrove.

Nel primo esempio, Arcadia Group spiega che non ha alcun controllo su quanto si verifica nel fare clic sui link che portano al sito web di partner e terze parti:

In questo secondo esempio, Reddit mette in evidenza che si fa clic sui link di terzi e si utilizzano i prodotti forniti dai partner di Reddit interamente a proprio rischio:

Non potendo avere il controllo sui contenuti di terzi, è importante passare il rischio all'utente.

Altre clausole pertinenti

I Termini e condizioni sono specifici a ciascuna azienda e, pertanto, si consiglia di aggiungere clausole che siano attinenti alla vostra tipologia di business e non tipiche di altri settori.

WebMD, ad esempio, specifica giustamente che il contenuto fornito sulla piattaforma non deve essere considerato come consiglio medico. In tal modo, evita che gli utenti facciano affidamento su di esso e citino in giudizio WebMD qualora il consiglio non si rivelasse clinicamente corretto per loro:

Arcadia Group definisce la sua politica sulle carte regalo, dal momento che vende le carte, ma non sempre questi prodotti sono disponibili:

Ora che sapete quali clausole includere nei vostri Termini e condizioni, vediamo come rendere visibile l'accordo.

Visualizzazione di Termini e condizioni

I Termini e condizioni dovrebbero essere resi visibili in posizioni differenti. Gli utenti non possono essere vincolati da termini che reputano ragionevolmente di non sapere che esistano, per cui una maggiore visibilità promuove una più semplice applicazione.

Sono tre le posizioni ideali.

Footer del sito web

Aggiungete un link ai Termini e condizioni nel footer del sito web, dove gli utenti sanno di trovare link importanti, compresi i contratti legali.

Questo è l'esempio di Netflix:

Schermata/Modulo di pagamento

Prima che l'utente completi un acquisto sul sito, fornite un link ai Termini e condizioni, aggiungendo possibilmente una casella di spunta per ottenere un consenso esplicito:

Modulo di adesione/login

Non dimenticate di rendere gli utenti consapevoli dell'esistenza dei T&C prima che aderiscano ai vostri servizi o persino prima di ogni accesso:

In alternativa, potete visualizzare e rendere disponibili i T&C ovunque lo riteniate opportuno.

Dopo aver redatto i Termini e condizioni e averli posizionati nell'area corretta, come vi accertate che gli utenti li accettino senza fare affidamento sul consenso implicito? Ottenendo un consenso espresso.

Consenso ai Termini e condizioni

In termini contrattuali, nessuna parte è vincolata da termini che non sa esistano. Se qualcuno non sa di essere parte di un rapporto contrattuale, i termini non possono essere applicati. Per evitare che gli utenti dichiarino di essere ignari dei termini, è una buona idea ottenere un consenso chiaro e formale.

Ad esempio, il rivenditore di abbigliamento Collectif chiede di spuntare una casella prima di poter creare un account, situata accanto a una dichiarazione che afferma che l'utente ha "letto e accettato" i Termini e condizioni. La selezione della casella dimostra, quindi, chiaramente che l'utente accetta di essere vincolato da tali Termini:

Il consenso espresso è sempre la soluzione migliore e, pertanto, organizzazioni di ogni settore fanno sempre più uso di caselle di spunta.

Il fondo pensione NEST fa ricorso a una casella di spunta e a un pulsante 'Accetto' per maggiore chiarezza. Chiunque si registri per aprire un account NEST, quindi, acconsente a essere vincolato dai Termini e condizioni:

I tribunali danno la preferenza al consenso espresso piuttosto che a quello implicito. In caso di disputa sui Termini e condizioni tra azienda e utente, è estremamente utile poter mostrare che l'utente ha stipulato il contratto esplicitamente sulla base dei Termini esposti.

Gli stessi principi sono validi per le app mobili. Una delle app di Adobe invita gli utenti ad accettare i suoi Termini e condizioni al momento della registrazione:

La dichiarazione di Adobe è posizionata direttamente sopra il pulsante di adesione e spiega esplicitamente che, nel fare clic sul pulsante "Iscriviti", si accettano i Termini di utilizzo. Questo formato e dicitura esprimono in termini chiari le implicazioni sussistenti in caso di clic.

In poche parole, il consenso espresso va a vantaggio di tutti. Come minimo, si consiglia di usare pulsanti con la dicitura "Accetto" o "Acconsento" e di aggiungere anche una casella di spunta corredata di una frase che dichiari qualcosa come "Acconsento di essere vincolato dai Termini e condizioni" o "Spuntando questa casella, acconsento ai Termini e condizioni".

FAQ su Termini e condizioni

Conclusione

Benché i Termini e condizioni non siano obbligatori, quasi tutti i siti web li includono e dovrebbero essere considerati come un requisito legale per via dei vantaggi che apportano.

I Termini e condizioni servono a:

• Limitare la responsabilità
• Stabilire e gestire regole e restrizioni per gli utenti
• Delineare condizioni importanti di cui gli utenti devono essere consapevoli e che è necessario dichiarare

Come minimo, i Termini e condizioni dovrebbero includere:

• Una clausola di recesso
• Una clausola sulla limitazione della responsabilità
• Una clausola che descrive le attività proibite
• Una clausola che spiega che non siete responsabili dei contenuti o delle attività di terzi

Termini e condizioni redatti con cura consentono di dedicare meno tempo alle domande dei clienti e di evitare malintesi giuridici. Tuttavia, bisogna accertarsi anche che gli utenti sappiano che sono vincolati da questi Termini, poiché altrimenti non sarà possibile applicarli.